Famille et solidarités

Assistant de direction (H/F)

Sous la responsabilité de la Directrice Famille et Solidarités, vous assurerez notamment la gestion de planning, l’accueil, l’organisation, la préparation des réunions, le suivi et traitement du courrier, etc.

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Missions

Sous l’autorité directe de la directrice de la DFS, l’agent doit réaliser les missions suivantes :

  • Rédiger des documents administratifs complexes
  • Veiller au respect des procédures administratives dans les différents services rattachés (contrats, arrêtés, délibérations, conventions)
  • Assurer le traitement du courrier : l’enregistrement, le dispatching et veiller que tous les courriers arrivés ont bien eu une réponse, organiser le classement des dossiers, du courrier et l’archivage, 
  • Saisir des documents (courriers, tableaux…),
  • Préparer les réunions (gestion des agendas, réservation des salles …)
  • Gérer les emplois du temps, les congés du personnel de la Direction
  • Assurer le suivi régulier des statistiques des services et les faire vivre afin d’améliorer les données du bilan social 
  • Organiser le Conseil d’Administration du CCAS et en assurer le suivi (convocations, compte rendu, notes explicatives et délibérations) 
  • Assurer l’interface avec la DRH, notamment pour les nouveaux embauchés
  • Etablir des documents de travail pour les différents services rattachés
  • Garantir la circulation de l’information 

 

Missions secondaires

  • Gérer des demandes d’aides ponctuelles en cas d’absence de la Directrice : accueil du public ou du partenaire émettant la demande, recherche de solutions adéquates
  • Pouvoir assurer les tâches primaires des agents des différents services rattachés

Contraintes

  • Assister au Conseil d’administration

Connaissances et compétences requises

  • De l’outil informatique : traitement de texte, tableur, logiciel de gestion de courrier, messagerie et navigation Internet
  • Des règles d’orthographe et de syntaxe de la langue française
  • Des règles et méthodologies du secrétariat
  • Du travail social et du réseau de partenaires
  • De la législation liée au fonctionnement du Conseil d’Administration du CCAS
  • Capacités d’organisation et d’adaptation,
  • Autonomie et esprit d’initiative,
  • Qualités rédactionnelles et relationnelles,
  • Sens de l’écoute,
  • Rigueur,
  • Sens du travail en équipe, polyvalence
  • Discrétion

 

Qualifications et Diplômes

  • Bac à Bac +2 ou expérience professionnelle équivalente

 

Merci d'envoyer vos CV et lettres de motivation avant le 13 janvier 2020 à l'attention de Madame le Maire :

Soit par mail :
recrutement@ville-plaisir.fr
 
Soit par courrier à :
Hôtel de Ville
Direction des Ressources Humaines - BP 22
2 rue de la République
78370 Plaisir